Θετικό ήταν το πρόσημο στις δύο πρώτες συναντήσεις της πρωτοβουλίας Design Sprint, μια για τους πολίτες και μια για τα στελέχη του δημόσιου τομέα, που πραγματοποιήθηκαν -αμφότερες συνοπτικές και, προφανώς, εξ αποστάσεως- από την ΕΔΥΤΕ. Τις αμέσως επόμενες ημέρες πρόκειται να οργανωθούν άλλες δύο συναντήσεις, με τις οποίες θα ολοκληρωθεί ο κύκλος της διαβούλευσης.
Οι συναντήσεις εντάσσονται στο ευρύτερο πλαίσιο των ευέλικτων και αναδραστικών μεθοδολογιών (Agile & Scrum) που έχει υιοθετήσει η ΕΔΥΤΕ και ειδικότερα η ομάδα σχεδιασμού και υλοποίησης του Εθνικού Μητρώου Διαδικασιών (ΕΜΔ), με στόχο η ανταλλαγή απόψεων μεταξύ όλων των εμπλεκομένων να συμβάλει στη βελτιστοποίηση των δομικών στοιχείων, του συνόλου, αλλά και της λειτουργικότητας του τελικού αποτελέσματος.
Design Sprint για πολίτες
Έτσι, το πρώτο Design Sprint, που πραγματοποιήθηκε στις 21 Σεπτεμβρίου με τη δικτυακή συμμετοχή 12 πολιτών και της ομάδας υλοποίησης εκ μέρους του ΕΔΥΤΕ, επικεντρώθηκε στον σχεδιασμό και την εμφάνιση της αρχικής σελίδας κι εκείνου της αναζήτησης μιας διαδικασίας ή υπηρεσίας. Σύμφωνα με το ισχύον χρονοδιάγραμμα, η υλοποίηση της ανάδρασης όσον αφορά στην αρχική οθόνη έχει ήδη ολοκληρωθεί, εκείνη που αφορά στην εμφάνιση μιας διαδικασίας στον ενδιαφερόμενο πολίτη θα ολοκληρωθεί αυτή την εβδομάδα, ενώ η υλοποίηση των διαφόρων προτάσεων εμπλουτισμού του ΕΜΔ περιλαμβάνεται στην επέκταση του έργου και τοποθετείται χρονικά μετά τον Ιανουάριο 2021.
Στις προτάσεις που υποβλήθηκαν από τους συμμετέχοντες πολίτες ζητείται η απλοποίηση του interface και η αναδιάταξη της εισαγωγής της αρχικής σελίδας, ώστε να είναι περισσότερη φιλική προς τον χρήστη, καθώς και η ενσωμάτωση επεξηγηματικών βίντεο (που έχει μεν προβλεφθεί, αλλά σε δεύτερο χρόνο). Επίσης, με δεδομένο ότι η συχνότερη χρήση γίνεται μέσω κινητών, ζητήθηκε να ληφθεί αυτό υπόψιν στη (mobile first) σχεδίαση της σχετικής εφαρμογής, ενώ προτάθηκε η ενσωμάτωση κατάλληλων ηχητικών μηνυμάτων τα οποία θα διευκολύνουν συγκεκριμένες κατηγορίες ΑΜΕΑ. Τέλος, ζητήθηκε να εξεταστεί το ενδεχόμενο στοχευμένης αποστολής newsletter, ανάλογα με το profile κάθε παραλήπτη, ενώ στην ίδια λογική προτάθηκε και η δημιουργία δίγλωσσου περιεχομένου – κάτι που η ομάδα εργασίας έχει ήδη εξετάσει, στην περίπτωση στήριξης δράσεων με εξωστρεφή χαρακτήρα.
Design Sprint για στελέχη δημ. τομέα
Το Design Sprint για τα στελέχη του δημόσιου τομέα, που πραγματοποιήθηκε στις 7 Οκτωβρίου, εστίασε στην ορθή εισαγωγή μιας διαδικασίας στο ΕΜΔ και στην ιεράρχηση των ρόλων και καθηκόντων συντακτών, διαχειριστών και εποπτών, με στόχο την εύρυθμη και ιεραρχημένη λειτουργία όλων των συντελεστών. Συμμετείχαν δικτυακά 22 διευθυντές ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και στελέχη απ’ όλα τα υπουργεία που ασχολούνται μ’ αυτό το θέμα, καθώς και η ομάδα υλοποίησης εκ μέρους της ΕΔΥΤΕ. Η αποδελτίωση των απόψεων και προτάσεων των συμμετεχόντων αναμένεται να ολοκληρωθεί μέσα στις επόμενες ημέρες και να τους αποσταλεί για τυχόν τελικές βελτιώσεις, πριν αναρτηθεί ο αντίστοιχος σύνδεσμος σε κοινόχρηστο αρχείο. Όσον αφορά στο χρονοδιάγραμμα, η υλοποίηση της ανάδρασης σχετικά με την οθόνη καταχώρησης μιας διαδικασίας και εκείνης σχετικά με την εμφάνιση του dashboard για επόπτες, διαχειριστές, συντάκτες αναμένεται να ολοκληρωθούν τις αμέσως επόμενες ημέρες. Όπως και στην προηγούμενη περίπτωση, η υλοποίηση προτάσεων εμπλουτισμού του ΕΜΔ περιλαμβάνεται στην επέκταση του έργου και τοποθετείται χρονικά στις αρχές του έτους.
Στο πλαίσιο της δικής τους ανάδρασης, τα συμμετέχοντα στο Design Sprint στελέχη του δημ. τομέα ζήτησαν περισσότερες διευκρινίσεις, όσον αφορά στα προσόντα και τους ρόλους των εργαζομένων σε υπουργεία, οργανισμούς και φορείς που εμπλέκονται στο ΕΜΔ, ώστε να αυξηθεί η αποτελεσματικότητά τους κατά την επικοινωνία, τις μεταξύ τους συνέργειες και την επικαιροποίηση των δεδομένων που χειρίζονται. Η απλούστευση των διαδικασιών και της καταγραφής ήταν άλλο ένα αίτημα, ενώ προτάθηκε επίσης η χρήση σύντομων video (ή animation) για εκπαιδευτικούς σκοπούς, όπως ήδη γίνεται στο Digital Library, στο πλαίσιο του gov.gr, ή ακόμα και τηλεδιασκέψεων με τον ίδιο στόχο. Τέλος, υποβλήθηκε αίτημα για περαιτέρω προβολή της σημασίας του συγκεκριμένου έργου και της δημιουργίας περιεχομένου στο πλαίσιό του, ενδεχομένως με τη μη-αναγνώριση διαδικασιών αν αυτές δεν έχουν καταχωρηθεί στο ΕΜΔ, κατ’ αναλογία με την υποχρέωση καταχώρησης αποφάσεων στη «Διαύγεια».
